Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

XenGolf Oy
FO-nummer: 3599871-2
E-post: info@xengolf.fi

2. Kontakt i dataskyddsfrågor

Begäranden och frågor om dataskydd: info@xengolf.fi. Vi svarar senast inom en månad.

3. Vad policyn omfattar och våra roller

Policyn gäller följande tjänster från XenGolf Oy:

• Webbplatsen www.xengolf.fi och nyhetsbrevet (avsnitt 4).
• Impact-tjänsten: spelarnas webbapp app.xengolf.fi, mobilappen Impact Golf (iOS, Android och Apple Watch) samt golfklubbarnas administrationsvy (avsnitt 5–6).

Roller. XenGolf är personuppgiftsansvarig för webbplatsen, nyhetsbrevet och spelarens eget Impact-konto. När en golfklubb använder Impact för att hantera tävlingar, startlistor, medlemsregister, medlemsansökningar och betalningar är klubben personuppgiftsansvarig och XenGolf personuppgiftsbiträde. Behandlingen regleras i ett personuppgiftsbiträdesavtal med klubben, vars bilaga är listan över underbiträden.

4. Webbplatsen och nyhetsbrevet

• Nyhetsbrev: e-postadress. Grund: samtycke (dataskyddsförordningen art. 6(1)(a)).
• Kontakt- och demoförfrågningar: namn, klubb, e-postadress och meddelande. Formulärdata vidarebefordras till XenGolfs interna Slack-kanal, varifrån försäljningen tar kontakt. Grund: berättigat intresse (att svara på din förfrågan).
• Analys: Google Analytics 4 endast med cookie-samtycke: cookie-identifierare, IP-adress (anonymiserad), webbläsar- och enhetsdata, besökta sidor. Grund: samtycke.
• Serverloggar: innehållsleveransnätverkets (CloudFront) loggar innehåller IP-adress, webbläsardata och begärd sida. Dagliga besökssiffror beräknas ur dem utan cookies. Grund: berättigat intresse (säkerhet och drift).
• Inbäddad video: presentationsvideon på startsidan laddas från Vimeos servrar och din webbläsares IP-adress överförs till Vimeo. Inbäddningen är inställd på Do Not Track och Vimeo sätter inga cookies.
• Typsnitt och bibliotek: Google Fonts och innehållsleveransnätverket jsDelivr tar emot din webbläsares IP-adress när typsnitt och cookie-bannerns bibliotek laddas.

5. Impact-tjänsten: spelarens uppgifter

Vi behandlar följande uppgifter när du använder Impact som spelare i webbappen eller mobilappen:

• Konto: e-postadress, användarnamn, lösenordshash, språk, hemmaklubb, senaste inloggning. Grund: avtal.
• Profil: för- och efternamn, födelsedatum, handicap, profilbild. Grund: avtal.
• Finskt Golf ID / eBirdie: personidentifierare, medlemskapsuppgifter och handicap från Finlands Golfförbunds eBirdie-register, som hämtas efter att du kopplat ditt konto. Kopplingen görs med en kod som skickas till din e-post eller med dina Golf ID-inloggningsuppgifter, som endast används för autentisering och inte sparas. Grund: avtal.
• Speldata: rundor, slag per hål, statistik, tävlingsresultat och handicaphistorik. Handicaprundor skickas till eBirdie endast när du själv väljer det. Grund: avtal.
• Hälsodata (Apple Watch): steg och gångsträcka under rundan, som visas i rundans sammanfattning och sparas med rundan. Rundan sparas även i enhetens Hälsa-app under Apples kontroll. Grund: samtycke (HealthKit-behörighet).
• Vänner och sällskap: vänrelationer och -förfrågningar (via e-post eller QR-kod), spelarsällskap, reaktioner och kommentarer. Grund: avtal.
• Tävlingar och betalningar: anmälningar, grupper och starttider samt deltagaravgifter via Paytrail Oyj. Paytrail får ditt namn, e-post, telefonnummer och betalningsbeloppet. XenGolf behandlar eller lagrar inte kortuppgifter. Grund: avtal; för betalningar lagstadgad bokföringsskyldighet.
• Inloggning med Google och Apple: leverantörens användaridentifierare samt vid första inloggningen e-post och namn. Grund: avtal (den inloggningsmetod du väljer).
• E-post: meddelanden vi skickar (bekräftelser, lösenordsåterställning, tävlingsmeddelanden, resultat) sparas i en leveranslogg med mottagare, ämne och innehåll. Grund: avtal och berättigat intresse (leveransbevis).
• Feedback: fritextfeedback, valfria skärmdumpar, enhets- och webbläsardata. Grund: samtycke.
• Plats: mobilappen kan begära enhetens plats för att visa närliggande banor och avståndet till green. Platsen behandlas endast på enheten och skickas inte till XenGolf eller tredje part. Webbappens vädervy hämtar väder för banans koordinater från Open-Meteo direkt från din webbläsare, varvid din IP-adress överförs till Open-Meteo. Grund: samtycke (platsbehörighet), berättigat intresse (väder).
• Push-notiser: när push-notiser aktiveras sparar vi enhetens installationsidentifierare och Firebase Cloud Messaging-token. Android-appen innehåller Googles Firebase-bibliotek, som överför appens installationsidentifierare till Google. Grund: avtal.
• Kamera och bilder, biometriskt lås: för att ta profilbild, läsa QR-koder och valfritt låsa appen. Biometrisk autentisering sker i operativsystemet; inga biometriska uppgifter lämnas till XenGolf. Grund: samtycke.
• Tekniska och användningsdata: IP-adress, webbläsar- och enhetsdata, appversion, förfrågningsloggar och användningshändelser (till exempel runda sparad, anmälan gjord) med användar- och klubbidentifierare. Webbappen samlar dessutom in sidladdningar, fel och prestanda med AWS CloudWatch RUM kopplat till användaridentifierare. Grund: berättigat intresse (drift, säkerhet och utveckling).

6. Impact-tjänsten: uppgifter som behandlas för golfklubbens räkning

I klubbens administrationsvy behandlar XenGolf följande uppgifter för klubbens räkning. Klubben är personuppgiftsansvarig, och klubbens egen integritetspolicy beskriver behandlingen närmare.

• Tävlingar: deltagarnas namn, handicap, Golf ID, klubb, e-post, grupper, starttider, resultat och betalningar.
• Medlemsregister: klubbmedlemmarnas namn, medlemsnummer, medlemskapsstatus och handicap, som hämtas från Finlands Golfförbunds eBirdie-register.
• Medlemsansökningar: sökandens namn, födelsedatum, kön, kontaktuppgifter och adress, vårdnadshavarens uppgifter för minderåriga, handicap och green card-uppgifter, marknadsförings- och kontaktsamtycken, IP-adress vid inlämning samt godkända villkor. Klubbens integritetspolicy visas på formuläret. Avgjorda ansökningar raderas 12 månader efter beslutet.
• Klubbens meddelanden: e-post som klubben skickar till deltagare och dess leveranslogg.

7. Mottagare och underbiträden

Följande underbiträden behandlar personuppgifter för vår räkning. Aktuell lista med platser och överföringsgrunder: Underbiträden.

• Amazon Web Services (datacenter Stockholm, eu-north-1): drift, databas, filer, loggar och användningsanalys.
• Resend (USA): utskick av tjänstens e-post.
• Paytrail Oyj (Finland): betalningsförmedling. Som betalningsinstitut sparar Paytrail betalningsuppgifter i fem år enligt lag för egen räkning.
• Slack (USA): interna notiser från formulär samt fel- och användningslarm.
• Google: Google Analytics (med samtycke), Firebase-biblioteket i Android-appen, Google Fonts.
• GitHub, Tailscale och Anthropic: utvecklings- och driftverktyg genom vilka XenGolfs tekniska personal i begränsad omfattning kan behandla tjänstens data vid felsökning.

Följande parter är självständigt personuppgiftsansvariga som tar emot uppgifter när du använder tjänsten: Finlands Golfförbund (eBirdie, Golf ID, handicap och resultat), Google och Apple (inloggning, appbutiker, Apple Hälsa). Dessutom anropar din webbläsare direkt följande tredje parter, som tar emot din IP-adress men till vilka XenGolf inte lämnar ut uppgifter som lagrats i tjänsten: Vimeo (presentationsvideo), jsDelivr och Google Fonts (webbplatsens bibliotek och typsnitt) samt Open-Meteo (väder i webbappen).

Uppgifter säljs inte och lämnas inte ut till tredje part för marknadsföring. Uppgifter lämnas till myndigheter endast när lagen kräver det.

8. Överföringar utanför EU och EES

Tjänstens data lagras inom EU (AWS, Stockholm). Vissa underbiträden verkar i USA (Resend, Slack, Google, Vimeo, GitHub, Anthropic), och AWS innehållsleveransnätverk använder även kantservrar i Nordamerika. Överföringarna grundar sig på EU–USA:s dataskyddsram (EU-U.S. Data Privacy Framework) och/eller Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler. Detaljer per leverantör: Underbiträden.

9. Lagringstider

• Konto och speldata: så länge kontot finns. När du raderar ditt konto stängs det och sessioner, push-enheter och Apple-inloggning återkallas omedelbart. Det stängda kontots uppgifter raderas eller anonymiseras vid rensningen efter golfsäsongens slut, med undantag för uppgifter som bokföringslagen eller klubbens tävlingshistorik kräver att sparas.
• Medlemsansökningar: 12 månader från beslutet.
• Betalningsuppgifter: 6 år från räkenskapsperiodens slut enligt bokföringslagen.
• E-postens leveranslogg: under kontots livstid.
• Tekniska loggar: applikationsloggar 14 dagar, lastbalanserarens loggar 90 dagar, innehållsleveransnätverkets loggar 30–90 dagar, användningshändelser högst 2 år.
• Nyhetsbrev: tills du avregistrerar dig.
• Cookies: se avsnitt 12.

10. Den registrerades rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen har du rätt att:

• Få tillgång: veta vilka personuppgifter vi behandlar om dig.
• Rättelse: få felaktiga uppgifter korrigerade. Du kan själv redigera din profil i appen.
• Radering: radera ditt konto i appen (Profil → Kontoinställningar → Radera konto) eller begära radering per e-post.
• Begränsning och invändning: för behandling som grundar sig på berättigat intresse.
• Dataportabilitet: få de uppgifter du lämnat i maskinläsbart format.
• Återkalla samtycke: när som helst. Avregistrera nyhetsbrevet via info@xengolf.fi, ändra cookie-inställningar i cookie-inställningarna och hantera appens behörigheter (plats, kamera, Hälsa, notiser) i enhetens inställningar. Apple-inloggning kan återkallas i enhetens inställningar (Inställningar → [ditt namn] → Inloggning och säkerhet → Logga in med Apple → Impact Golf).
• Lämna in klagomål: till dataombudsmannens byrå, tietosuoja.fi.

För uppgifter som behandlas för en klubbs räkning (avsnitt 6) hänvisas begäranden till klubben, och vi hjälper klubben att uppfylla dem.

11. Datasäkerhet

Alla förbindelser är HTTPS-krypterade. Databasen och lagrade filer är krypterade i vila. Lösenord lagras endast som hashar; sessionsuppgifter förvaras i httpOnly-cookies (webb) och i enhetens krypterade nyckellager (mobil). Tjänsten skyddas av en brandvägg (AWS WAF), och åtkomsten till personuppgifter är begränsad till personal som behöver den i sitt arbete. Klubbarnas uppgifter är isolerade från varandra.

12. Cookies och liknande tekniker

Webbplatsen www.xengolf.fi

Webbappen app.xengolf.fi

Analyscookies på webbplatsen aktiveras endast med ditt samtycke: Ändra cookie-inställningar.

13. Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera denna integritetspolicy. Väsentliga ändringar meddelas på webbplatsen och i appen. Ändringar i listan över underbiträden meddelas klubbkunder enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.